ハンコが押されていない請求書や領収書をもらうことがあります。この場合、「きちんとハンコがあるものを押してもらう必要があるのでしょうか？」「メールからプリントアウトしたものでいいのか？」といった質問を受けることがあります。ちょっとハンコとは違いますが、「レシートや領収書をもらえなかったり、紛失してしまった」という質問もありますね。その辺りについて書いてきます。
ハンコが押されてない請求書、領収書
ハンコが押されてない請求書、領収書も認められます。安心しましょう！
わざわざ、ハンコを押してもらうのに連絡したり、再度郵送してもらう必要はありません。
・金額
・商品、サービスが分かる
・日付
・取引先の住所
の記載があれば、ハンコが無くても税務上認められます。
実際、私からお客様へ請求するときにPDFでお送りしていますが、ハンコは押していません。
今のところ文句は出ていません・・(笑)
会計事務所に勤務していた時は、パートの方がひたすら事務所印を押して封筒に入れていましたね。
上場子会社経理では、内部統制上、ハンコが押された請求書じゃないと支払いができませんでした。
せっかく独立したので、やらなくて良いことはやらない方向でいたいものです。
メール添付やWEB明細書
メールで送られてきた請求書も、もちろん問題ありません。
プリントアウトして保管しておきましょう。
WEBからダウンロードできる請求書も増えています。
こちらも税務上、問題無いです。プリントアウトして保管です。
レシートが出ない、忘れた、紛失した
請求書というよりも領収書やレシートの話になります。
レシートが出ない、もらい忘れた、紛失したときはどうなるのでしょう？
その場合は、コンビニなどで売られている出金伝票に記録しておきます。又はメモでも構いません。
・金額
・相手
・日付
・要件
など記載しておきます。
例えば工事関係の仕事で、現場で働いている方に差し入れで自販機で現金にてジュースを買った場合、レシートはでません。このような場合には、出金伝票やメモを残します。
レシートをもらい忘れたり、紛失した場合も同様に出金伝票やメモを残します。
ただし、あまりに出金伝票やメモばかりだと「架空なんじゃないの？？」と疑ってしまいますので、レシートは必ずもらうようにしましょう。
出金伝票やメモは、あくまでも例外的な位置づけです。
ちなみに、先日久しぶり切符を買って電車に乗りました。
切符を買うと「領収書ボタン」があったので、領収書がでました。
領収書ボタンを押し忘れたとしても、交通費も出金伝票やメモで問題ありません。
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