会計事務所にいるときは紙に打ち出してチェックしていました。
その後、上司のチェックにも回すこともあるので、紙が必須でした。
独立後は紙は止めてPDFにしていますが、最初のころはちゃんと出来ているか不安でしたが、慣れてきました。
紙でチェックしても間違えるときは間違える
紙でやっても間違るときは、間違えていました。
それはPDFにしても同じです。
勤務時代に何度も印刷して「紙がもったいないな～」とずっと思っていました。
全然エコじゃないですね。
かといって裏紙を毎回使う訳にもいかないですし。
それもそれで時間のムダです。
何度も印刷した申告書を捨てるのも面倒でした。
ゴミ箱に捨てて良いものではありませんので、シュレッダーです。
私はある程度貯めてからシュレッダーかけていました。
紙に印刷してチェックしたからと言って、きちんとチェックしたことにはならないと感じます。
気合で乗り切るのは好きではありませんが、気持ちが入ってない時に作成した申告書ほどぼボロボロです・・
チェックリストもありますが形式的なものだったりして、いい加減でしたし。
ただ、ひとりで独立してからは、ミスをリカバリーする仕組みはやっています。
チェックの回数を増やす。声出し確認
記事執筆時点でチェックリストは作成していません。
勤務時代のチェックリストに効果があった試しがなかったので。
そのうち、作るかもしれませんが。
チェックリストではないにしろ、Evernoteに前年の注意点やミスをしやすい箇所をメモしているので、そこを見ています。
私の場合はチェックの回数を増やすようにしています。
どうしても作成時は、自分に甘くなることもあります。
1日以上空けてから、再度チェックします。
そして、お客様に説明する直前にもザーッと眺めています。
お客様との打合せ中に、私自身の確認も含めて説明し、電子申告直前にもチェックしています。
1回目：翌日以降
2回目：打合せ直前
3回目：打合せ中
4回目：電子申告前
といった感じです。
チェックの強弱はありますが、何度か確認しています。
特に1回目のチェックは、声出し確認（指差し確認）をしています。
ひとりごとに近いかもしれません。
「あれが入って、これがこうで」
「うんうん・・」
「あれ？なんでこの数字？」
みたいな感じです。
職場でやっていたらうるさいヤツですが、ひとりですし気の済むまで独り言を言います。
2回目の打合せ直前は、10分～20分ほどですが全体像を確認しています。
・どういう順番で説明しようかな
・これは伝えといたほうが良い
など考えながらのチェックです。
打合せ中にも3回目のチェックができます。
お客様に説明していると見落としに気付いてしまうことがあります。
打合せまでに見つけておくのがベターですが、提出前に見つかって良かったと思うようにしています。
最後は電子申告のときです。
電子申告後も期限内であれば、何度でも電子申告可能ですが、やはり1回で終わらせたいもの。
過去にミスをして怖いところは、見直しています。
PDFのチェックには慣れる
紙文化の子会社経理と会計事務所にいたので、独立当初はPDFのチェックに慣れなかったです。
紙とペンを持って下を向いてチェックするの姿勢に慣れきっていました。
それがデュアルディスプレイを使って、眼や首を左右に動かしながら確認していくことにとても抵抗を感じました。
デュアルディスプレイモニターの使いやすさは、19インチ＜23インチ
ですが、それも慣れの問題でした。
私は紙だろうがPDFだろうが、ミスをするときはするし避けられないものだと考えています。
むしろ、時間管理、タスク管理、効率化の問題とも関連してくるものです。
ミスをしにくい仕組みを構築すれば、リスクは回避できるものと感じています。
