メール効率化の考え方

メール効率化の考え方
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私はGmailを使っています。また独自ドメイン(.com)をGmailを経由して送受信しています。
ショートカットキーや送信予定などのテクニカルな部分ではなく、もっとそれ以前のメール効率化について考えてみました。

メールを確認する回数や時間を決める

メールが来てすぐに返信するのは、難しいです。
なので、午前中に1回、午後に1回、夜に1回はPCで確認しています。

スマホでもGmailを確認することもあるので、確認回数はまめにしています。
ただ、スマホでのちょこちょこしたメールチェックはやめたいですね。
上記のようにPCできちんと確認する時間を意識していますので、スマホまで見るのは確認しすぎかなと・・

朝イチにメールを確認することはしてないです。
メルマガは読んだりしますけど、仕事のメールを読んだりはしません。
朝は、集中力が高めな時間帯なのでメールチェックせず仕事に取り組むことが多いです。

 

見たらすぐに返信、すぐに返せないと思ったら未読に直す

メールを見たらすぐに返信します。
調べる必要があって折り返しになるときには、「調べて再度メールします」と返信しています。
メールを送ったほうは、返信が遅いと感じたり、メールを見てくれているのか心配になることもあるでしょうから、”見てはいますよ”という姿勢は必要かなと感じます。

 

メールに埋もれるような仕事の取り方をしない

会計事務所、上場子会社経理ではCCメールもあり、目を通さないといけないメールが独立した今よりも多かったです。
CCに入っているとはいえ関連性が薄いと興味がなくなり、メールの内容が頭に残らなかったです。

新入社員のリクルート向けの動画では、仕事できる先輩が始業からメールチェックをして返信しているシーンとかありますが、私にはカッコよく見えませんでした・・
私はメールに埋もれるのはイヤです。精神的に疲れそうで・・

仕事を抱えすぎるような件数も大切ですが、お客様の業種だったり業務内容を重要視しています。
私は1人で活動しているフリーランスのお客様が圧倒的に多いです。
事務所を良い場所に構えて、従業員を抱えて、という方はいません。
そういう意味では私の軸に合っている方が多いです。

メールの連絡先が複数あったり、お客様の代理で間に誰か入っているような仕事は難しいと感じてしまいますね。
メールの頻度も多くなりますし。それこそメールに埋もれてしまいます。(私の場合は特に)
リスケコンサルの10万円を払えても、顧問料の3万円は払ってもらえない。付き合う人は自分の鏡みと実感。

 

メールの頻度を減らす工夫

メールの返信が何度も何度もあるのも効率が悪いと感じます。

きちんと伝わるように書くよう心がけてはいます。
伝わっていなければ「メールだと分からないから電話のほうがいい」となってしまいますし。

また、ボリュームが多すぎても消化不良になりますし、メールの内容を多岐に盛り込まないようにしています。
メールも重要なコミュニケーションツールですが、ネット打ち合わせ(Skype、ZOOM、ハングアウト)や対面での打ち合わせの大切さも感じています。

毎月会う必要は感じませんが、会う必要もありますね!

 

ちょうど、👇の本を読んでいたらメールに言及しているページありネタにしました。

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