郵送物や紙の資料があると増える経費(赤字になるかも)

お金、時間の管理、効率化
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郵送物や紙の資料があると増える経費について考えてみました。
揃えるモノとしてのコストもかかりますが、やはり時間が大きいです・・

 

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請求書を封筒で送っていたら

請求書は会計ソフト(freee)から、PDFをメールで送っています。

excelのテンプレート請求書もたまに使う程度です。
今のところ「紙で郵送してくれ」と言われたことはないですね。

紙で請求書を送っていたら、いろいろとコストかかっていたでしょうね。

・紙(用紙)
・インク代
・封筒代
・切手代
でしょうか。

封筒も1枚当たり5円だっとしても、毎月、毎年郵送していたらかかりますね。
切手も同じでしょう。

例えば、50件分の請求書を毎月だしていたら、
封筒代➡5円×50件×12か月=3,000円
切手代➡84円×50件×12か月=50,400円
になります。

1件の顧問料1か月分に相当します。

さらに大きな問題は、時間です。
自分で送る作業をしても目に見えない時間コストかかっていますし、事務員さんにお願いするにも時給が発生します。

 

紙の申告書にハンコもらっていたら

電子申告をせずに紙で申告していたら、そのぶん印刷代もかかりますが、手間というか時間が大きいですね。

先方にPDFで送り印刷してもらい必要な部分だけ捺印して送り返してもらうのが、ベターかと思いますが、「提出用」と「控」の2か所に押してもらったり、国税と地方税もあったりと、捺印漏れが多々あります。

そうなるとこちらで印刷することになるのですが、複合機やプリンターというコストがかかってきます。

また、出向いてハンコをもらうのも、時間がかかっていますしね。

 

すべて紙の資料でもらっていたら

現状、紙で資料を頂くこともありますが、デジタル中心になっています。

以前勤めていた会計事務所では、ほぼすべて紙での資料をもらっていました。

紙でもらうと、資料を保管するボックスがパンパンになりますし、キャビネットも必要です。

イトーキのキャビネットは、中古で3~4万で買えるようですが、それを置きたいか?というところです。

紙の資料置かなくていいなら、置かないに越したことはありません。

 

毎月対面で会っていたら

紙の資料の話題とは少しズレますが、毎月対面で会っていたら、という話です。

 

独立した現在では、オンライン打合せ中心です。
初対面はお会いしていますが、それ以降は基本的には日々のメールやチャットです。
話をして説明したいときには、オンライン打合せになります。

 

以前勤めた会計事務所では、月額顧問料3万円で毎月訪問か事務所に来てもらうスタイルでした。
私は、勝手に間引いて訪問を減らしていました。。

他の事務所は分かりませんが、「3万円で毎月訪問していたら、仕事量が増えても給料上がらないわな・・・」と思っていました。

 

まとめ

紙の資料のやり取り、対面での打合せが増えれば増えるほど、特に「時間」がかかります。

税理士業のように、労働集約型の場合にはとくに。
顧問業であれば安定はしますが。

こちらもビジネスですので、紙や対面でのやり取りが多くなれば赤字になりかねません。

そのあたりの工数管理というかタスク管理もある程度はやっていますし、今後も続ける必要があるのかなと感じています。

 

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