請求書を出して入金確認メールまでの効率化と貢献

請求書を出して入金確認メールまでの効率化と貢献
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請求書を発行してお客様から入金があったときには入金確認メールをするまでが仕事です。
請求書は紙で印刷はしていません。
紙に印刷して送るのは手間がかかりすぎて、私の時間が減ってしまいます。
私の時間が減るということはお客様の方を向いて仕事する時間が減ることになります。
こういったバックオフィス系の仕事の効率化は私自身のためでもあり、お客様のためでもあります。

請求書はexcelかfreee

税理士法人、会計事務所に勤務しているときは、税務ソフトから出力される紙の請求書を郵送でお客様に送っていました。
税理士法人では総務機能があり、会計事務所ではパートの方が事務所のハンコと郵送をしていました。
会計事務所のパートの方は、4~5時間くらいかけて請求書にハンコを押して、封筒に請求書を入れていました。

私は独立してからは紙で郵送しているお客様はいません。
excelかfreeeで請求書をメール添付して送っています。
現状、「紙でハンコ押して請求書ください」と言われたことはないです。
この先も無いと思います。

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顔と名前が一致する範囲

税理士法人、会計事務所と少なくない量の請求書を発行して上司や所長は、お客の顔と名前が一致したのか疑問です。

私はひとりなので、必然的に顔と名前が一致するような仕事しかできないでしょう。
誰か他に仕事をやってくれる従業員もいないので、仕事を振る相手がいません。
そうすると仕事量も限られてきます。
顔と名前が一致しないような仕事量にはできません。

そうなるときちんと合う方と一緒に仕事できるのかなと感じています。
これも、まわり回って貢献になります。
やはり、税理士業でも合う方には「もっと貢献したい」と思えます。

従業員を雇用していれば、合わない仕事も取って給料払わないといけないですが、その必要性はないです。

 

顧問料の請求書を毎月出してない

毎月の顧問料は設定していますが、毎月請求書をお送りするお客様はいません。
年間、半年、3カ月ごとにさせてもらっています。
昨年(2019年)は毎月請求書を出すお客様もいましたが、今年からは半年や年間にしてもらいました。

これも効率化と貢献です。
毎月請求書をexcelかfreeeで出すのもひと手間です。
その手間を減らせれば、貢献できる幅も広がると考えています。

 

入金確認メール

効率化というと機械的な感じもします。
ただ、入金を確認したらお礼メールをしています。

数が多くないという理由もありますが、請求書発行などはドライに効率化できる部分はあるので、せめて入金確認は、きちんと送っておきたいなという思いがあります。

 

 

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